Immer wenn Sie den Telefonservice TopBüro in Anspruch nehmen möchten, leiten Sie Ihr Telefon oder Handy, unmerklich für Ihren Anrufer, per Anrufweiterschaltung (AWS) auf Ihre individuelle TopBüro-Einwahlnummer weiter.
Schon vor der Rufannahme werden die Informationen zu Ihrem Unternehmen angezeigt, so dass sich die Sekretärinnen in Ihrem Firmennamen melden und auf alle wichtigen Informationen schnell zugreifen können. Nach Beendigung des Gespräches werden Ihnen, entsprechend Ihrer Übermittlungseinstellungen, die Gesprächsnotizen per E-Mail, Fax oder SMS übermittelt.
Sie nutzen dafür die Anrufweiterschaltung (AWS).
Die Programmierung der AWS ist im Handbuch Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage beschrieben und im Normalfall mit einem Tastendruck zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
Bei einigen Herstellern wird die AWS auch als Anrufumleitung oder Rufumleitung bezeichnet. Bei Problemen sind wir Ihnen gerne behilflich.
Während eines Gespräches stehen den Sekretärinnen umfangreiche Informationen über Ihr Unternehmen zu Verfügung.
Diese umfassen sowohl flexible Informationen (wie aktuelle Infos, Nachrichten für bestimmte Anrufer usw.) als auch statische Informationen (wie Produkte und Dienstleistungen, VIPs usw.). So ist gewährleistet, dass Ihre TopBüro-Sekretärinnen den Anrufern kompetent Auskunft geben können.
Die Kosten für den Telefonservice teilen sich in einen fixen (monatliche Grundgebühr) und einen variablen Anteil (Gebühren für Sekretariatsarbeiten und anfallende Telefongebühren bei der Handvermittlung) auf.
Alle Kosten werden detailliert in einem monatlichen Einzelkostennachweis belegt. Eine genaue Übersicht unserer Preise können Sie zusammen mit ausführlichem Prospektmaterial anfordern.
Ja. Mit der TopBüro-Garantie können Sie den Telefonservice von TopBüro 2 Wochen lang risikolos testen.
Die für Ihr Unternehmen entgegengenommenen Informationen (auch Faxe) senden wir Ihnen je nach Wunsch per E-Mail, Fax oder SMS.
Während der TopBüro-Geschäftszeiten können Sie Ihre Mitteilungen auch jederzeit telefonisch abfragen.
Jeder TopBüro-Kunde kann seine Informationen ebenfalls in unserem Online-Portal einsehen.
Nein. Von technischer Seite her besteht dafür keine Notwendigkeit. Sie können aber jederzeit für alle oder bestimmte Anrufer aktuelle Nachrichten hinterlegen, so dass die Sekretärinnen Ihren Anrufern immer aktuelle Auskünfte geben können.
Außerhalb der TopBüro-Geschäftszeiten können Sie die Anrufweiterschaltung aktiviert lassen.
Ihre Anrufe werden dann von Ihrem persönlichen Anrufbeantworter, dem Voice-System, entgegengenommen. Dieses kann mit einem individuellen Ansagetext besprochen werden und ist von Ihnen über die Nummerntasten Ihres Telefons jederzeit konfigurierbar.
Ja. Wenn die Anrufannahme durch die Sekretärinnen allerdings mit individuellen Meldetexten (z.B. bei zwei unterschiedlichen Firmen) erfolgen soll, müssen Sie einen Zweitauftrag abschließen.
Ja. Sie leiten Ihre Faxe einfach zum TopBüro weiter und Sie werden über deren Eingang informiert. Diese können dann jederzeit oder entsprechend Ihrer Übermittlungseinstellungen an Sie weitergeleitet werden.
Mit der Handvermittlung kann TopBüro als Ihre Telefonzentrale fungieren, d.h. die Sekretärinnen können eingehende Anrufe an Sie weiterverbinden (z.B. auf Ihr Handy oder eine andere Durchwahl).
Sie können bei TopBüro Telefonnummern hinterlassen, die wir in dringenden Fällen an Ihre Anrufer weitergeben können, oder wir richten für Sie die Handvermittlung ein und benachrichtigen Sie sofort über eilige Angelegenheiten. Schnell und direkt ist auch die Benachrichtigung per SMS auf Ihr Handy.
Kostenlos & unverbindlich Informationen zum Telefonservice von TopBüro anfordern