Lexikon zum Telefonservice von TopBüro

Aktuelle Informationen sind Informationen, die Sie als Kunde bei TopBüro für Ihre Anrufer hinterlegen können. Mit aktuellen Informationen können Sie Verhaltensrichtlinien für die Sekretärinnen festlegen oder Ihre Anrufer über allgemeine Ereignisse informieren. Befinden Sie sich beispielsweise auf einer Geschäftsreise, so können Sie hierfür eine aktuelle Information hinterlegen. Ihre TopBüro-Sekretärinnen teilen Ihren Anrufern mit, ab wann Sie wieder persönlich erreichbar sind.

Um einem bestimmten Anrufer durch Ihre TopBüro Sekretärin etwas ausrichten zu lassen, können Sie für diesen Anrufer eine Nachricht hinterlegen.

Der Anrufannahme-Service von TopBüro nimmt Ihre Anrufe von Montags bis Freitags von 07:00 bis 19:00 Uhr persönlich in Ihrem Firmenname entgegen. Die freundlichen TopBüro Sekretärinnen kümmern sich kompetent um die Anliegen Ihrer Anrufer, richten Nachrichten aus oder verbinden mit Hilfe der Handvermittlung den Anrufer zu Ihnen - ganz wie Sie wünschen.

Außerhalb der Geschäftszeiten übernimmt das TopBüro Voice-System - ein persönlicher und individuell einstellbarer Anrufbeantworter - die Anrufannahme. Und TopBüro leistet noch mehr als nur die einfache Annahme von Anrufen. Unser Service sichert jedem Unternehmen kostengünstig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

TopBüro bietet einen effizienten Service. Das spürt der Anrufer bei der Anrufannahme sofort. Verlassen Sie sich voll und ganz auf unser kompetentes Team von freundlichen Sekreärinnen. Zuverlässig, flexibel und kostengünstig. Mit dem Anrufannahme-Service von TopBüro genießen Sie nicht nur einen ausgesprochen zuverlässigen und kompetenten Service, Sie können sich ebenfalls auf eine hohe Qualität bis ins kleinste Detail verlassen.

Alle Gespräche werden in Ihrer Anruferliste gespeichert. Rufen Ihre Anrufer häufiger an, müssen sich die TopBüro Sekretärinnen nicht jedes Mal den Namen neu buchstabieren lassen oder nach der Telefonnummer fragen. Sie können sich ggf. sogar auf vorherige Gespräche beziehen. Dies hat einen reibungslosen Ablauf zur Folge, und Ihr Kunde muss nicht immer wieder die gleichen Informationen durchgeben.

Mit der Anrufweiterschaltung (abgekürzt AWS) können Sie ankommende Anrufe automatisch an eine andere Telefonnummer weiterleiten. Da der Anrufer nicht wissen kann, ob und wohin sein Anruf weitergeleitet wird, zahlt er nur die Gebühren zu dem von ihm angewählten Telefon. Die bei der Weiterleitung entstehenden Kosten bis zum Ziel-Telefon werden dem weiterleitenden Anschluß berechnet. Die Anrufweiterschaltung wird in der Regel in der Vermittlungsstelle des Providers bzw. Telekommunikationsanbieters geschaltet und hat den Vorteil, das beim Anschlußinhaber keine Leitungen für die Weiterleitung belegt werden.

Mit der Rufumleitung gibt es eine weitere Möglichkeit, um Anrufe von einem Telefonanschluß auf einen anderen Anschluß um- und weiterzuleiten. Hier wird die Rufumleitung meist von einer Telefonanlage über eine zweite Leitung durchgeführt.

Jedem TopBüro-Kunden steht außerhalb der Geschäftszeiten ein individueller Anrufbeantworter - das Voice-System - zur Verfügung. Der Ansagetext für diesen Anrufbeantworter kann individuell aus verschiedenen Standard-Texten ausgewählt oder von Ihnen selbst bzw. einer der TopBüro-Sekretärinnen für Sie aufgesprochen werden.

Ansprechpartner sind Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Sie können für jeden Ansprechpartner Telefon-/Fax-Nummern und Durchwahlen, eMail-Adressen, Handy-Nummern oder Internet-Adressen hinterlegen.

AWS ist die Abkürzung für Anrufweiterschaltung.

Siehe Mitteilung.

Mit der Handvermittlung kann TopBüro als Ihre Telefonzentrale fungieren, d.h. die Sekretärinnen können eingehende Anrufe an Sie weiterverbinden (z.B. auf Ihr Handy oder eine andere Durchwahl).

Im Internet können Sie mit Ihrem Browser im Kundenbereich - TopBüro-Online - auf alle Gesprächsdaten (Mitteilungen, aktuelle Informationen und Nachrichten), welche von Ihnen hinterlegt wurden, und mehr zugreifen. Dieser Service steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung.

Der Meldetext ist der Text, mit dem sich Ihre TopBüro-Sekretärinnen bei der Gesprächsannahme melden sollen.

Alle Informationen eines Gesprächs werden in Mitteilungen gespeichert. Diese Informationen umfassen unter anderem den Namen des Anrufers, seine Firma, für welchen Ansprechpartner das Gespräch entgegengenommen wurde und natürlich die eigentlichen Gesprächsnotizen.

Mit Hilfe von Nachrichten können Sie für einen (oder mehrere) ganz bestimmte Anrufer Informationen hinterlegen, die dann von den TopBüro-Sekretärinnen an diesen weitergegeben werden, sobald dieser anruft.

Die Rufumleitung oder auch Anrufumleitung ist eine Form der Anrufweiterschaltung. Der Unterschied besteht darin, das die Rufumleitung in der Regel von der eigenen Telefonanlage gesteuert wird, während die Anrufweiterschaltung in der Vermittlungsstelle des jeweiligen Telekommunikationsanbieters geschaltet wird.

Daher wird bei einer Rufumleitung normalerweise auch nicht die Rufnummer des Anrufers an das Weiterleitungsziel weitergegeben, sondern die eigene. Da die Anrufweiterschaltung in der jeweiligen Vermittlungsstelle geschaltet wird, wird dabei auch gleich die Rufnummer des Anrufers an das neue Ziel weitergeleitet.

Desweiteren werden bei der Anrufweiterschaltung im Gegensatz zur Rufumleitung keine Leitungen belegt und der eigene Anschluß bleibt weiterhin erreichbar. Bei der Rufumleitung werden für jeden weitergeleiteten Anruf zwei Leitungen benötigt. Damit ist ein ISDN-Mehrgeräteanschluß bereits ausgelastet.

Wann immer die Rufumleitung zu TopBüro aktivieren, werden Ihre Anruf bei TopBüro angenommen.

Der Telefonannahme Service von TopBüro nimmt Ihre Telefongespräche in Ihrem Firmennamen von Montags bis Freitags von 07:00 bis 19:00 Uhr entgegen. Außerhalb dieser Zeiten wird die Telefonannahme vom Voice-System, Ihrem persönlichen Anrufbeantworter bei TopBüro, ausgeführt.

Mit dem Telefonauftragsdienst von TopBüro können sich Unternehmer unter Umständen einen entscheidenten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Insbesondere Unternehmen, die sich noch in der Gründungs- oder Aufbaufphase befinden können enorme Schwierigkeiten haben. Der Wettbewerb ist groß und für eigene Angestellte ist das Budget nicht immer ausreichend.

Hier kann ein Telefonauftragsdienst hilfreich sein. Ein solcher Telefonauftragsdienst sorgt für eine kompetente und ausreichende telefonische Erreichbarkeit. Die Kosten sind dabei in der Regel so gering, das selbst eine Aushilfe auf 400 € Basis teurer wäre. Der Telefonauftragsdienst schafft Ihnen Freiräume und sorgt dafür das Sie frei von eingehenden Telefonaten bleiben und sich voll und ganz auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.

So bietet der TopBüro Telefonauftragsdienst interessante Funktionen die über die einfache Anrufannahme in Ihrem Firmennamen hinausgehen. Mit Hilfe der von Ihnen vorgegebenen Informationen und Verhaltensweisen können sich unsere Sekretärinnen des Telefonauftragsdienst genau wie von Ihnen gewünscht um Ihre Anrufer kümmern.

Mit den Übermittlungseinstellungen können Sie festlegen, wann, wie und wohin Sie sich Ihre Mitteilungen schicken lassen möchten.

Die individuelle Betreuung für besonders wichtige Kunden (VIPs) ist für uns selbstverständlich. Legen Sie für bestimmte Anrufer besondere Verhaltensweisen fest, so dass die TopBüro-Sekretärinnen diese immer ganz nach Ihren Wünschen behandeln können.

Wer sich selbstständig macht, ein Unternehmen gründet oder bereits Unternehmer ist, ist gut beraten immer für seine Geschäftspartner und insbesondere seine Kunden erreichbar zu sein. Nur so kann ein kompetenter und professioneller Ablauf der Geschäftsaktivität gewährleistet werden.

Telefonische Nichterreichbarkeit wird häufig als Unzuverlässigkeit gewertet und kann daher leicht inkompetent wirken. Nun ist aber die ständige Erreichbarkeit nicht immer so leicht umzusetzen, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Muss man beispielsweise Geschäftstermine wahrnehmen oder ist häufig unterwegs, kann die Entgegennahme von Anrufen darunter leiden. Gerade viele kleine und junge Unternehmen können sich dafür aber eine eigene Sekretärin nicht leisten. Eine Möglichkeit dieses Problem zu umgehen ist es, eine virtuelle Sekretärin zu mieten.

Die Lösung: Ein virtuelles Sekretariat

Mit dem virtuellen Sekretariat TopBüro können Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit von Montags bis Freitags von 07:00 bis 19:00 Uhr sicherstellen und sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Außerhalb der Geschäftszeiten steht Ihnen das Voice-System, ein individueller Anrufbeantworter, zur Verfügung. Das Voice-System nimmt alle Ihre Gespräche entgegen und wie Sie es von TopBüro gewohnt sind, können Sie auch das Voice-System ganz individuell konfigurieren. Sie können Ihr Voice-System zu jeder Zeit auch selbst abhören, pflegen und konfigurieren.