(PresseBox) (Paderborn, 13.09.2016) Telefonisch optimal präsentiert, dafür steht das Top im Namen des Paderborner Unternehmens „TopBüro“, das in diesem Jahr sein 20-jähriges Firmenjubiläum begeht. Und genau darum geht es bei dem Service, den das erfolgreiche Unternehmen seinen Kunden bietet.
Unternehmen aus allen Branchen haben mit TopBüro als Partner die Möglichkeit, die telefonische Betreuung ihrer Anrufer sicherzustellen. Hierzu zählen neben Anwaltskanzleien und Arztpraxen auch Handwerksbetriebe, sowie Unternehmensberatungen. Eine Anrufweiterschaltung ermöglicht Anrufe, immer dann wenn das Unternehmen und dessen Mitarbeiter selbst nicht erreichbar sind oder nicht gestört werden möchten, diese zum Telefonservice von TopBüro umzuleiten. Die qualifizierten, speziell ausgebildeten Sekretärinnen von TopBüro nehmen die Anrufe im Firmennamen des Kunden entgegen und erstellen aussagekräftige Mitteilungsnotizen. Das ist effizienter als jeder Anrufbeantworter und sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit.
Was mit einer genialen Idee des Inhabers Gregor Schröder begann, entwickelte sich in den letzten 20 Jahren zu einem umfassenden Serviceangebot, das für die stetige Erreichbarkeit seiner zahlreichen Kunden sorgt. Als erster deutscher Telefondienst-Anbieter überhaupt, konnte sich TopBüro bundesweit am Markt etablieren. „Der bisherige Erfolg ist aber kein Grund, sich auf dem Erreichten auszuruhen“, so der Inhaber Herr Schröder. Die Zukunftsaussicht von TopBüro definiert sich über Innovation, Beständigkeit und solidem Wachstum für mindesten weitere 20 Jahre.
(Paderborn, 28.07.2015) Urlaubszeit bedeutet vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen oft nicht gleich Erholung und Unbeschwertheit. So ist die telefonische Erreichbarkeit auch in der Urlaubssaison zwar unabdingbar, jedoch häufig nur schwer zu gewährleisten.
Der Telefonservice von TopBüro bietet eine kostengünstige und einfache Lösung. Anrufe können während des Urlaubs zu TopBüro weitergeleitet und persönlich im Namen der Unternehmen entgegen genommen werden. Aussagekräftige Gesprächsnotizen per E-Mail, SMS oder Internetabruf informieren über die angenommenen Anrufe.
Durch die Vorgaben der Unternehmen können eingehende Gespräche nach Zuständigkeiten der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens vermittelt werden. Besondere Kontakte können bei TopBüro als VIP-Kunden mit speziellen Verhaltensweisen hinterlegt werden. Großkunden zum Beispiel, die ausnahmslos vom Geschäftsinhaber betreut werden, hätten dann die Möglichkeit diesen ausnahmsweise während des Urlaubs zu erreichen. Konnte vielleicht ein Anliegen vor dem Urlaub nicht mehr erledigt werden, weil der Ansprechpartner nicht erreichbar war? Kein Problem. Eine bei TopBüro hinterlegte Nachricht wird dem jeweiligen Anrufer ausgerichtet.
Jedes Unternehmen hat mit TopBüro als Partner die Möglichkeit, auch während des Betriebsurlaubs, krankheitsbedingter Ausfälle oder einer Geschäftsreise die telefonische Betreuung seiner Kunden sicherzustellen.
Eine Sekretärin oder einen Vollzeitbuchhalter können sich viele Gründer nicht leisten. Müssen sie auch nicht. Viele Helfer lassen sich günstig auf Abruf buchen. impulse berichtet über Outsourcing-Angebote aus dem Web.
Andreas Allruth kann sich so viel Freiheit nicht leisten. Der Unternehmensberater hat sich vor einem halben Jahr selbstständig gemacht. Er muss zu festen Zeiten verfügbar sein, sich bei Problemen sofort ins Auto setzen und zum Kunden fahren. Allerdings: Er ist oft im Gespräch und möchte währenddessen nicht ans Handy gehen. Zwar beschäftigt er fünf Mitarbeiter, doch auch die können nicht ständig telefonieren. Mit gut 360.000 Euro Umsatz rechnet Allruth für dieses Jahr, eine Sekretärin ist da noch nicht drin. Deshalb ist er auf einen Dienstleister ausgewichen. Bei TopBüro nehmen elf Telefondamen in seinem Namen Anrufe entgegen, richten Nachrichten aus und informieren ihn per SMS, wenn es bei einem Kunden brennt. So ist Allruth von sieben Uhr morgens bis neun Uhr abends erreichbar. "Meine Mitarbeiter und ich werden nicht aus unserer Arbeit gerissen, und meine Kunden fühlen sich gut betreut." Wie er sich dessen so sicher sein kann? "Ich habe bei einigen Kunden nachgefragt, ob ihnen beim Anrufen etwas aufgefallen ist. Sie waren ganz überrascht und sagten: Nein, warum?"
Eine solche Qualitätskontrolle ist durchaus sinnvoll, sagt Willi Oberlander vom Institut für Freie Berufe in Nürnberg: "Man muss die guten Anbieter am Markt finden." Dann würde es sich aber durchaus rechnen, Aufgaben abzugeben. Auch weil dadurch die eigene Arbeit strukturierter und effektiver werde. Statt ständig zu telefonieren oder E-Mails zu checken, rät Oberlander, nur dreimal täglich Kunden zurückzurufen, die ein Telefondienstleister notiert hat. Auch E-Mails sollten nur dreimal täglich beantwortet werden und zwar ausschließlich die Anfragen, die ein virtueller Assistent nicht selbst erledigen kann wie ständig wiederkehrende Fragen zum Produkt.
Zum Delegieren muss man dem Partner vertrauen. Das kann auch mal schiefgehen. In Oberlanders Beratungsstunde saß einmal eine junge Frau, die Schulungen anbieten wollte. Zuerst ließ sie alle Anfragen von einem Telefondienstleister erledigen. Dann stieg die Zahl der Anrufe plötzlich stark an. Die Kunden wollten wissen, ob sie auch diese oder jene Schulung anbiete und ob das Training im November stattfinden könne statt im September. "Wenn ein Telefondienstleister dann noch 20, 30 andere Kunden bedienen muss und den Kalender der Dame nicht kennt, klappt das Outsourcing nicht", sagt Oberlander. Wer gezielt Nähe zu Kunden aufbauen will und mit spezifischen Fragen rechnet, sollte deshalb eher eigene Mitarbeiter einstellen wie es die Gründerin später auch tat.
Dass Bürodienstleister nicht grenzenlos einsetzbar sind, musste auch Tobias Knoof erst lernen. Er hat bereits mehrere Anbieter von virtuellen Assistenten getestet, nicht immer mit einem positiven Ergebnis. Die größte Gefahrenquelle sei der Auftraggeber selbst. "Anfangs habe ich die Rechercheaufgaben sehr unkonkret formuliert", berichtet Knoof. "Es kann nicht gut gehen, wenn man sagt: Machen Sie mal, ich verlasse mich da ganz auf Ihre Kreativität." Mittlerweile überlegt der Gründer genau, welches Ergebnis er erreichen möchte, und formuliert die Aufgabenstellungen präzise. Nach spätestens der Hälfte der Zeit lässt er sich Statusberichte zukommen. Und statt größerer, mehrtägiger Projekte vergibt er lieber Teilaufgaben. So kann er den Rechercheprozess besser kontrollieren. Ein weiterer Tipp: "Fordern Sie erst einmal Informationen zu den Referenzen und Fachgebieten des Assistenten an. So wissen Sie, ob er der Richtige für Sie ist." Auch deutschsprachige Assistenten aus China, Indien und Rumänien hat Knoof schon ausprobiert. Seine Erfahrung: "Da muss man die Aufgaben teilweise lang und breit erklären. Die Kommunikation ist schwieriger."
Wie weit kann man gehen? Wie viele On-Demand-Dienstleister lassen sich in ein Unternehmen integrieren? Rafael Kugel behauptet: sehr viele. Er hat seine erste Firma gemeinsam mit seinem früheren Professor Günter Faltin gegründet. Der ist eine Koryphäe auf dem Gebiet der Unternehmensgründung und empfiehlt Gründern, Outsourcing durchaus ins Extrem zu treiben, bis zum Null-Mann-Unternehmen. "Man braucht heute keinen Vertrieb mehr", sagt Faltin, "da gibt es Profis, die das übernehmen." Selbst die Produktion, sagt Faltin, könne man auslagern. Eigentlich könne man mit dem Laptop im Park sitzen und eine Firma gründen. Vor allem sollte man sich keinen teuren Apparat aufbauen.
Wer kennt nicht die alltägliche Situation: Sie sind im Training und Ihr Telefonanschluß ist nicht ständig durch qualifiziertes Personal besetzt. Doch gerade professionelle Trainer können ihren Kunden weder einen Anrufbeantworter noch eine Rufumleitung auf ein Handy zumuten. Genau dieses Problem kann mit einem externen Telefonservice kostengünstig gelöst werden.
Das Prinzip eines externen Telefonservice ist ganz einfach: Sie leiten Ihr Telefon, immer wenn Sie nicht erreichbar sind oder nicht gestört werden wollen, per Anrufweiterschaltung zum Telefonservice um. Sobald das Gespräch dort eintrifft, erscheint auf dem Bildschirm der Sekretärin Ihre individuelle Meldemaske mit allen für die Gesprächsannahme notwendigen Informationen. Die externe Sekretärin nimmt die umgeleiteten Anrufe mit Ihrem Firmennamen entgegen und notiert die Gesprächsinhalte, welche anschließend direkt per Fax, E-Mail oder SMS an Sie übermittelt werden.
Ihre Kunden werden es schnell zu schätzen wissen, auf einen persönlichen Ansprechpartner anstatt auf einen mechanischen Anrufbeantworter oder ein verbindungsgestörtes Handy zu treffen.
Ein durchschnittlicher Trainer muss mit Kosten zwischen 120,- und 180,- EUR im Monat rechnen. Ausschlaggebend ist natürlich die Anzahl der umgeleiteten Gespräche, so dass die Kosten stark variieren können.
Bei der Preisgestaltung gibt es jedoch große Unterschiede. Viele Anbieter verstecken in undurchsichtigen Preis-Systemen verschiedenste Grundgebühren kombiniert mit unterschiedlichen Gesprächspauschalen und zusätzlichen Minutenpreisen. Einen objektiven Vergleich lassen solche Preispyramiden nicht mehr zu, wodurch der Interessent oft verunsichert wird.
Achten Sie auf versteckte Kosten wie Pauschalen für jede Anrufannahme, welche auf den ersten Blick einen günstigen Preis suggerieren, aber letztendlich die Gesamtkosten erheblich in die Höhe treiben!
Zusätzlich müssen noch die Kosten für die Gesprächsweiterleitung zum externen Telefonservice berücksichtigt werden. Durch den starken Wettbewerb der letzten Jahre innerhalb der Telekommunikationsbranche haben sich diese Kosten jedoch stark verringert. So kostet die Weiterleitung per Anrufweiterschaltung zur Zeit ca. 5 Cent die Minute, so dass diese Kosten keine große Rolle mehr spielen.
Die Bandbreite der Anbieter ist mittlerweile recht groß und reicht vom kleinen Ein-Mann-Betrieb bis zum Call-Center mit mehreren hundert Mitarbeitern. Dabei schwankt die Qualität und Professionalität der Anbieter stark. Vorteil sehr kleiner Anbieter ist, dass sie persönlicher arbeiten, haben aber den Nachteil bei Personalproblemen oder in Stoßzeiten keine angemessene Erreichbarkeit bieten zu können. Viele kleinere Anbieter können außerdem aus finanziellen Gründen den mittlerweile sehr hohen technischen Anforderungen nicht gerecht werden.
Große Call-Center dagegen haben meistens eine sehr gute Infrastruktur, arbeiten dafür aber sehr anonym und das Personal besteht vorwiegend aus unqualifizierten Aushilfen. So bleiben die persönliche Ansprache des Anrufers und ein professionelles Auftreten der Sekretärin gerade in großen Call-Centern oft auf der Strecke.
Nehmen Sie einen Anbieter, der aufgrund seiner Größe einen konstanten und dauerhaften Service sicherstellen kann, aber trotzdem die Flexibilität besitzt, jederzeit persönlich auf Ihre Anforderungen zu reagieren. Außerdem bieten die meisten Anbieter auch die Möglichkeit kostenlos oder zu Sonderkonditionen deren Angebot kennen zu lernen.
Ein guter Telefonservice sollte, außer der reinen Gesprächsannahme, folgende Funktionalitäten auf jeden Fall auch anbieten:
Die Firma TopBüro hat sich in den letzten 10 Jahren speziell auf kleine und mittlere Unternehmen aus der Weiterbildungsbranche spezialisiert und sich als Marktführer in diesem Segment bundesweit etabliert. Die Kunden schätzen vor allem die Freundlichkeit und Zuverlässigkeit des gesamten TopBüro-Teams. Die fest angestellten Sekretärinnen sind rhetorisch geschult und engagieren sich immer so, als säßen sie direkt in Ihrem Vorzimmer. Bei der Verwaltung der Kunden werden die Sekretärinnen durch eine eigens entwickelte Software unterstützt, welche alle gesprächsrelevanten Unternehmensdaten in Sekundenbruchteilen zur Verfügung stellt.
Die Preisgestaltung bei TopBüro ist sehr fair: Keine versteckten Kosten wie Pauschalen pro Anruf, sondern die Dienstleistung wird nach Aufwand im Minutenpreis abgerechnet.
Weitere Informationen finden Sie im Internet auf www.trainertreffen.de im Service-Center oder direkt unter www.topbuero.de.
Telefonische Sekretärin nimmt Gespräche im Firmennamen entgegen
Bereits seit 1996 nutzen bundesweit mehrere hundert Unternehmen aus verschiedenen Branchen den speziellen Büroservice der Firma TopBüro aus Paderborn.
Der telefonische Sekretariatsservice löst das Problem der Nicht-Erreichbarkeit auf eine sehr kostengünstige und zudem äußert professionelle Weise: Immer dann, wenn ein Unternehmer unterwegs oder sehr beschäftigt ist, leitet er alle Anrufe, die in dieser Zeit für seine Firma eingehen, auf TopBüro um. Hier nimmt seine telefonische Sekretärin die Gespräche mit dem individuellen Meldetext seines Unternehmens entgegen, so dass sich der Anrufer direkt mit der Firma seines Gesprächspartners verbunden fühlt.
Der Telefonservice von TopBüro wird durch ausgefeilte technische Abläufe unterstützt: Die für eine Firma eingehenden Anrufe werden mit der Anrufweiterschaltung (AWS) der Deutschen Telekom auf das telefonische Sekretariat umgeleitet.
Die AWS ist inzwischen bei jeder Art von Telefonanschluss (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich. Sie lässt sich ganz einfach mit einem simplen Tastendruck aktivieren und deaktivieren.
Die TopBüro-Sekretärinnen arbeiten mit einem sehr speziellen EDV-System und können aufgrund einer exakt auf das entsprechende Unternehmen zugeschnittenen Datenmaske auf umfangreiche Informationen über die jeweilige Firma zugreifen. Bereits während des Telefonats nehmen sie die Kontaktdaten des Anrufers in die EDV auf, formulieren die Gesprächsinhalte in einer kurzen Notiz und übermitteln diese ganz nach Wunsch per Fax, eMail oder SMS.
Die Übermittlung verläuft automatisch über einen Kommunikationsserver, welcher die Daten nach Vorgaben des Kunden aufbereitet und selbständig versendet. Es ist außerdem möglich, weltweit via Internet auf alle Daten zuzugreifen oder die Informationen telefonisch bei den Sekretärinnen abzufragen.
Der spezielle Sekretariatsservice kann außerdem als Telefonzentrale fungieren. In diesem Fall verbinden die Sekretärinnen die eingehenden Gespräche wieder zum Kunden und kündigen den Anrufer vorher an. Es besteht die Möglichkeit, eine Handynummer oder eine bestimmte Durchwahl in den Daten des eigenen Unternehmens zu hinterlassen, die in dringenden Fällen an den Anrufer weitergegeben werden darf.
Soll die Nummer nicht bekannt werden, kann die Sekretärin den Anrufer per Handvermittlung darauf umleiten oder kontaktiert den Unternehmer selbst, um ihm das Anliegen seines Kunden mitzuteilen.
Es ist viel günstiger, das Serviceangebot von TopBüro zu nutzen, als man zunächst vielleicht denkt: Neben einer fixen monatlichen Grundgebühr werden dem Unternehmer lediglich die Kosten seiner eingehenden Anrufe sowie die anfallenden Gebühren für die Übermittlung von Gesprächsnotizen berechnet. Der geringe Kostenaufwand ist natürlich in keiner Weise mit den Personalkosten, die ihm mit der Anstellung einer eigenen Sekretärin entstehen würden, zu vergleichen.
Gregor Schröder / Nicole Schütte
TopBüro, Paderborn
In der heutigen Zeit ist der telefonische Auftritt eines Unternehmens von großer Bedeutung, um Geschäftspartner optimal zu betreuen und potenzielle Neukunden von der Qualität einer Zusammenarbeit zu überzeugen. Der Anrufer erwartet eine kompetente Sekretärin am Telefon und keinen Anrufbeantworter oder die Weiterleitung auf das Handy. Während größere Firmen hierfür eine eigene Telefonzentrale einsetzen, kann dies für kleinere Unternehmen ein organisatorisches Problem und eine große finanzielle Belastung darstellen.
Bereits seit 1996 gibt es jedoch eine kostengünstige Alternative - einen telefonischen Sekretariatsservice, der bundesweit kleineren Unternehmen eine persönliche telefonische Sekretärin zur Verfügung stellt, die neben einer hohen fachlichen Kompetenz über einen ausgezeichneten Umgangston verfügt. Sollte er einmal unterwegs oder sehr beschäftigt sein, können alle Anrufe, die für seine Firma eingehen, auf den Telefonservice umgeleitet werden. Die Sekretärin meldet sich mit dem Namen des Unternehmens, so dass sich der Anrufer direkt mit der Firma seines Geschäftspartners verbunden fühlt.
Der Telefonservice wird durch ausgefeilte technische Abläufe unterstützt: Die eingehenden Anrufe für eine Firma werden mit der Anrufweiterschaltung (AWS) auf das telefonische Sekretariat umgeleitet. Die AWS ist inzwischen bei jeder Art von Telefonanschluss (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich. Sie lässt sich ganz einfach mit einem simplen Tastendruck aktivieren oder deaktivieren. Die Sekretärinnen arbeiten mit einem sehr speziellen EDV-System und können aufgrund einer exakt auf das entsprechende Unternehmen zugeschnittenen Datenmaske auf umfangreiche Informationen über die jeweilige Firma zugreifen. Bereits während des Telefonats nehmen sie die Kontaktdaten des Anrufers in die EDV auf, formulieren die Gesprächsinhalte in einer kurzen Notiz und übermitteln diese ganz nach Wunsch per Fax, eMail oder SMS. Die Übermittlung verläuft automatisch über einen Kommunikationsserver, welcher die Daten nach Vorgaben des Kunden aufbereitet und selbständig versendet. Es ist außerdem möglich, weltweit via Internet auf alle Daten zuzugreifen oder die Informationen telefonisch bei den Sekretärinnen abzufragen. Außerdem kann der spezielle Sekretariatsservice auch als Telefonzentrale fungieren. In diesem Fall verbinden die Sekretärinnen die eingehenden Gespräche wieder zum Kunden und kündigen den Anrufer vorher an. Es besteht die Möglichkeit, eine Handynummer oder eine bestimmte Durchwahl in den Daten des eigenen Unternehmens zu hinterlassen, die in dringenden Fällen an den Anrufer weitergegeben werden darf. Soll die Nummer nicht bekannt werden, kann die Sekretärin den Anrufer per Handvermittlung darauf umleiten oder kontaktiert den Unternehmer selbst, um ihm das Anliegen seines Kunden mitzuteilen.
Die Nutzung des Büroservices ist viel günstiger, als man zunächst vielleicht denkt: Neben einer fixen monatlichen Grundgebühr werden dem Unternehmer lediglich die Kosten seiner eingehenden Anrufe sowie die anfallenden Gebühren für die Übermittlung von Gesprächsnotizen berechnet. Der geringe Kostenaufwand ist natürlich in keiner Weise mit den Personalkosten, die ihm mit der Anstellung einer Sekretärin in der eigenen Firma entstehen würden, zu vergleichen. Durch den telefonischen Sekretariatsservice erfährt der Unternehmer alle Vorteile einer eigenen Sekretärin, und diese präsentiert sein Unternehmen optimal nach außen. Der besondere Büroservice betreut inzwischen bundesweit mehrere hundert Unternehmen aus den verschiedenen Branchen.
Gregor Schröder/Nicole Schütte, TopBüro, Paderborn
Ostwestfälische Wirtschaft
OWi-Spezial, Sonderthema "Bürodienstleistungen", Dezember 2004
TELEFONMARKETING
Trainer, die häufig unterwegs sind, können Anrufe auf den Serviceanbieter
"TopBüro" in Paderborn umleiten. Die TopBüro-Sekretärinnen melden sich mit
dem Namen des jeweiligen Trainingsinstituts, nehmen eingehende Anrufe entgegen,
notieren die Gesprächsinhalte und informieren den Auftraggeber - wenn es ein
muss via SMS. Alle Telefonkräfte sind fest angestellte, erfahrene Sekretärinnen,
die es gewohnt sind, mit Firmenkunden Termine zu vereinbaren und Bedarfsanalysen
durchzuführen. Unterstützt werden die Sekretärinnen von einem EDV-System, in
dem die Auftraggeber alle gesprächsrelevanten Kunden- und Produktdaten
hinterlegen können. "Wir haben seit 1996 Erfahrungen mit über 250 Trainern
und Unternehmensberatern sammeln können" betont TopBüro-Inhaber Gregor
Schröder. Die monatliche Grundgebühr liegt bei Ein-Jahres-Verträgen bei
129 Mark. Hinzu kommen die Kosten pro Telefonanruf. Die durchschnittlichen
Kosten pro Trainer liegen laut Schröder bei monatlich 280 Mark.
Tel. 0 52 51/17 29 16
Internet: www.topbuero.de
Ihre Sekretärin muss nicht in Ihrem Vorzimmer sitzen
Seminare mit guten Konzepten reichen nicht aus, um als TrainerIn im hart umkämpften Weiterbildungsmarkt erfolgreich zu sein. Ein professioneller und sympathischer Auftritt gegenüber Ihren Kunden ist ebenso wichtig und zeigt, dass Sie auch selber leben, was Sie lehren. Wer auf das positive Erscheinungsbild seines Unternehmens Wert legt, für den ist der Telefonservice von TopBüro genau das Richtige.
Mit TopBüro werden Ihre Anrufer von einer freundlichen Sekretärin in Ihrem Firmennamen begrüßt. Ihre Kunden werden schnell zu schätzen wissen, auf einen persönlichen Ansprechpartner anstatt auf einen mechanischen Anrufbeantworter oder ein verbindungsgestörtes Handy zu treffen.
Das Prinzip von TopBüro ist ganz einfach: Sie leiten Ihr Telefon, immer wenn Sie nicht erreichbar sind oder nicht gestört werden wollen, per Anrufweiterschaltung zu TopBüro um. Sobald das Gespräch dort eintrifft, erscheint auf dem Bildschirm der TopBüro-Sekretärin Ihre individuelle Meldemaske mit allen Firmendaten. Ihre Anrufer können so immer über alles Wichtige informiert werden. Die Gesprächsmitteilung erhalten Sie direkt per Fax, eMail oder SMS - wann und wohin Sie wollen.
Eine einfache Idee, die bei TopBüro mit kompetentem Personal und einer speziellen Software umgesetzt wurde. Die fest angestellten Sekretärinnen sind rhetorisch geschult und engagieren sich immer so, als säßen sie direkt in Ihrem Vorzimmer. Ohne eine gute EDV geht auch bei TopBüro nichts. Bei der Verwaltung der über 300 Kunden werden die Sekretärinnen durch eine eigens entwickelte Software unterstützt. Durch diese sind die gesprächsrelevanten Unternehmensdaten in Sekundenbruchteilen verfügbar. Alle aktuellen und zeitkritischen Daten werden durch das System automatisch gepflegt.
Selbstverständlich erwarten Sie als TrainerIn einen Service, der sich von einem anonymen Massen-CallCenter unterscheidet. Die Zahlen belegen, dass TopBüro gerade für kleine und mittlere Unternehmen aus der Weiterbildungsbranche ideal ist. Wie die vielen positiven Kommentare zeigen, schätzen sie vor allem die Freundlichkeit und Zuverlässigkeit des gesamten TopBüro-Teams.
Geben auch Sie Ihren Kunden mit TopBüro das gute Gefühl, bei Ihnen immer willkommen zu sein! Weitere Informationen finden Sie auch im Internet unter www.topbuero.de.
Wer Telefon-Dienstleistung bietet, sollte selbst auch optimal telefonisch erreichbar sein, so der Ansatz von Thomas Kempe, TOP Büro. Daß dies nur "fast immer" funktioniert zeigte die Dialog Profi Untersuchung (siehe Ausgabe 12-99). Auftragsdienste gibt es genügend, die eben das signalisieren: "Wir sind immer für Sie da - und zwar persönlich". Was ist dann so besonders "top" am Dienstleister TOP Büro?
Schließen Sie guten Gewissens Ihr Büro für einige Tage, wenn Sie auf Geschäftsreise gehen oder sich einmal ein paar Tage Urlaub gönnen möchten. Oder Sie benötigen 2 Tage absolute Konzentration für kreative Tätigkeiten, Schulungen, Meetings... Anstelle von persönlichen Vertretungen bietet sich der Auftragsdienst an. Mit diesen Diensten:
Der Anbieter gibt den Durchschnitts-Preis pro Monat mit DM 263,01 netto an, inkl. der Grundgebühr: Damit finanzieren Sie im günstigsten Fall eine (ungelernte) Aushilfe für 2 Tage... Da die Leistung nach Minuten abgerechnet wird, bleibt der Aufwand überschaubar. Allerdings geht nichts "unter einem Monat" Laufzeit - und die Wochenenden sind ausgeschlossen.
Auch Outbound-Aktivitäten sind möglich. Zum Grund-Paket gehört es, dass Sie als Nutzer der TOP Dienstleistung angerufen und informiert werden. Doch auch aktives Anrufen Ihrer Kunden ist machbar. Günther Hatzig, Vertriebsleiter: "Wenn Sie eine Woche unterwegs sind und vermeiden möchten, zu bestimmten Zeitpunkten vereinbarte Rückrufe wahrzunehmen, übernehmen wir auch das für Sie. Unsere "Fern-Sekretärinnen" sind dafür flexibel genug. Allerdings kommen Beratungs-Gespräche kaum in Frage - dafür wäre der Schulungs-Aufwand einfach zu hoch, also für den Kunden kaum bezahlbar."
So lautet die Interpretation von TOP Büro. Testen Sie einfach mal: Das Unternehmen bietet
Gründungsjahr: 1996
Mitarbeiter: 12
Kunden: über 300
Ausstattung: 8 Plätze
Telefon-Software/ACD: TopBüro (Eigen-Entwicklung mit mehr als 140 Dialogen)
Kontakt: Thomas Kempe
FON: 05251/172916
FAX: 05251/172919
Internet: http://www.topbuero.de
eMail: info@topbuero.de
DIALOG PROFI
Ihre Redaktions-Sprechstunde mit Hanspeter Reiter:
Montags 13:05 - 15:05 Uhr (oder nach vorheriger Terminvereinbarung)
direkt per 08152 - 9688-12
…Einen anderen Weg geht "TopBüro". Das Unternehmen mit zwölf festangestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dient
als Telefonservice für Freiberufler und Kleinstunternehmen.
Außer einem getrennten Telefon- und Faxanschluß braucht der Kunde keine technischen Voraussetzungen. Wenn er außer Haus
ist oder eine konzentrierte Arbeit leisten muß, schaltet er einfach die eigene Rufnummer zum "TopBüro" in Paderborn weiter.
Dort nehmen die Agents dann die einkommenden Anrufe entgegen und erkennen
mit Hilfe einer selbst entwickelten Software sofort, wem der Anruf gilt. Ein Pop-Screen gibt Auskunft über die Firmendaten.
Jedes Gesprächsergebnis erhält der Kunde dann per Fax auf seinen Schreibtisch. Günther Hatzig vom TopBüro spricht von einer
zweistelligen Umsatzzuwachsrate pro Monat. "Es geht nicht in erster Linie darum, daß jemand immer erreichbar ist", erklärt
Hatzig, "entscheidend ist der professionelle Auftritt eines Kleinunternehmers. Damit steht und fällt der erste Eindruck, den
ein Anrufer hat." Bei eiligen Anliegen kann das TopBüro das Gespräch auf ein Handy weitervermitteln.…
Mit Call-Centern
können Unternehmern eine Menge Geld sparen. Der neue Service bietet hohe Flexibilität und verspricht riesige Markchancen.
…Sogar "Einzelkämpfer" können profitieren. Das TopBüro aus Paderborn hat sich auf diese Zielgruppe spezialisiert: Ist
jemand nicht erreichbar, meldet sich eine Mitarbeiterin mit dem jeweiligen Firmennamen aus dem TopBüro, nimmt Nachrichten
entgegen oder gibt Informationen weiter. Auf dem Bildschirm erscheinen zugleich alle relevanten Daten. Per Fax erhält der
TopBüro-Kunde dann ein Protokoll der geführten Gespräche. Für den Selbständigen und auch das Unternehmen heißt das: Immer
erreichbar sein, ohne sich mit Personal und damit verbundenen Problemen auseinanderzusetzen…
Ein hervorragender Service
TopBüro - telefonisch optimal präsentiert
Gregor Schröder, Dipl.-Informatiker
Wer kennt nicht die alltägliche Situation: Sie sind im Training und Ihr Telefonanschluss ist nicht ständig durch qualifiziertes Personal besetzt. Sie schalten Ihren Anrufbeantworter ein und hören beim Abfragen oft nur ein "Piep". Wieder ein Zeichen dafür, dass jemand Sie sprechen wollte, aber aus verschiedenen Gründen keine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter hinterlassen hat.
Gerade professionelle Trainer können ihren Kunden weder einen Anrufbeantworter noch ein Handy zumuten. Da das Gesprächsaufkommen jedoch für eine ständige Bürokraft zu niedrig ist, müssen viele Trainer auf dieses Hilfsmittel zurückgreifen. Genau dieses Problem löst die Firma Schröder mit ihrem Produkt TopBüro. So leiten viele Trainer ihre Gespräche während ihrer Abwesenheit unmerklich für die Anrufer zu TopBüro um. Dort werden schon vor der Gesprächsannahme alle wichtigen Informationen im EDV-System angezeigt, so daß die Sekretärin sich mit dem jeweiligen Namen des Trainers melden kann. Aus Sicht des Anrufers meldet sich die persönliche Sekretärin des Trainers. Dem Anrufer werden Nachrichten übermittelt und Mitteilungen für die verschiedenen Ansprechpartner entgegengenommen. So können Anrufern zum Beispiel Informationen über aktuelle Seminare und Workshops gegeben werden.
In einer zweijährigen Entwicklungsarbeit gelang es dem TopBüro-Team, ein umfangreiches EDV-System zu kreieren, das den Anforderungen eines professionellen Telefonservice mehr als nur gerecht wird. Die rhetorisch einwandfrei geschulten Sekretärinnen nehmen die Gespräche im Firmennamen des TopBüro-Kunden - unmerklich für den Anrufer - entgegen und stehen täglich 12 Stunden, quasi per Knopfdruck, zur Verfügung. Jeder Trainer hat seine individuellen Sekretärinnen, da er durch die Vorgabe verschiedener Kriterien das Verhalten seiner Sekretärin bestimmen kann.
Durch diesen Service wird das Erscheinungsbild als Trainer professionell aufgewertet und die Anrufer werden freundlich und persönlich durch die "eigene" Sekretärin in Empfang genommen. Gerade für Trainer ist TopBüro sehr interessant, da die Kosten gering und überschaubar sind. Außerdem fallen keine zusätzlichen Personalkosten durch Urlaub, Krankheit und Überstunden an. Bis vor einem Jahr galt TopBüro noch als Geheimtip für den erfolgreichen Trainer, denn durch TopBüro werden Trainer und Unternehmensberater aktiv durch eine telefonisch optimale Präsenz unterstützt. Inzwischen ist TopBüro unverzichtbare Hilfe und es ist nur eine Frage der Zeit, bis dieser Service ein fester Bestandteil im Arbeitsablauf eines jeden Trainers wird.
Die Dienstleistung TopBüro unterscheidet sich grundlegend von einem normalen Call-Center. Den Telefondamen in einem Call-Center geht es lediglich darum, in kurzer Zeit möglichst viele Gespräche abzuarbeiten. Anders ist das bei TopBüro. Alle Sekretärinnen kennen jede Firma die sie repräsentieren! Sowohl die Ansprechpartner als auch die einzelnen Gepflogenheiten der Firma sind ihnen bestens bekannt. Üblicherweise wird ein Unternehmen von einem Team aus 3 - 4 Sekretärinnen vertreten. Schon nach kurzer Zusammenarbeit weicht die Anonymität zwischen Trainer und TopBüro und zusammen bilden Sie ein erfolgreiches Team. Bei besonders wichtigen Anrufen kann ein Anruf auch direkt an einen beliebigen Telefonanschluss weiter vermittelt werden. Aber auch für besondere Anliegen haben die telefonischen Sekretärinnen immer ein Ohr und werden ihr Bestes versuchen, um jeden Kundenwunsch zu erfüllen. So werden unangenehme Anrufer abgewiesen und auch schon mal Termine für die TopBüro-Kunden verschoben.
Die telefonischen Sekretärinnen müssen die Trainer optimal vertreten und benötigen deshalb umfangreiche und gut strukturierte Informationen über das jeweilige Unternehmen. So können die Damen durch einen Blick auf den Monitor erkennen, ob ein Ansprechpartner im Urlaub ist oder geben Auskunft über das aktuelle Trainings- und Seminarangebot. Das System ist so ausgelegt, daß alle Informationen jederzeit überschaubar in einer Windows-Umgebung präsentiert werden. Dies ist nur möglich, da alle Daten rein digital im EDV-System gespeichert sind. Dies hat den Vorteil, dass alle Informationen optimal aufbereitet an allen Gesprächsplätzen wiedergegeben werden können und ein Datenmißbrauch durch Personal fast unmöglich ist. Auch ist hierdurch die gleichzeitige Entgegennahme mehrerer Gespräche für ein Unternehmen kein Problem.
Alle für einen Trainer erfaßten Gespräche können z. B. per Fax an eine von ihm vorgegebene Telefaxnummer, zu einer beliebigen Uhrzeit, übermittelt werden. Hierbei sind die Daten so aufbereitet, daß dem Trainer auf einen Blick alle wichtigen Informationen wie Name, Firma, Datum, Uhrzeit, Bearbeiter, Telefon und Gesprächsinhalt zur Verfügung stehen.
War bis vor 3 Jahren die Nutzung des Services nur mittels einer ISDN-Verbindung möglich, so wird heute nur noch ein normaler Telefonanschluß und ein Faxgerät benötigt. Dies ist durch die Digitalisierung der Telekom ermöglicht worden. TopBüro bzw. die "persönliche" Sekretärin kann jederzeit durch einschalten der Anrufweiterschaltung zu TopBüro aktiviert oder deaktiviert werden.
TopBüro
Stettiner Str. 38
D-33098 Paderborn
Fon: 05251-17291-6
Fax: 05251-17291-9
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